《物业服务合同》（以下简称合同）是界定社区物业服务管理关系、守护全体业主合法权益的核心法律基石，其条款严谨度与签约规范性，直接决定未来数年小区的管理秩序、居住品质乃至业主资产的保值增值。
为确保签约流程完全契合《民法典》《物业管理条例》《四川省物业管理条例》等法律和法规要求，严格对标业主大会决议精神，从源头规避条款模糊、主体资质瑕疵、程序不合规等潜在风险，特制定本清单。请业主委员会（以下简称“业委会”）在正式签约前，逐项对照核查、细致完善准备，切实将业主共同意志转化为具备法律上的约束力的合同约定。
核心条款审阅是签约前的“重中之重”，堪称保障合同合法有效的“生命线”。业委会需组织核心成员共同参与，对合同正文及全部附件进行逐字逐句、严谨细致的审阅，确保合同核心内容与业主大会已通过的《物业服务合同（意向性协议书）》及相关决议完全吻合、严丝合缝，坚决杜绝任何未经业主大会授权的条款修改，或表述模糊、易产生歧义的内容。
业委会作为广大业主合法权益的法定代表主体，在《物业服务合同（意向性协议书）》的草拟工作中，将以多维度责任担当为核心导向，严格遵循以下原则，确保协议内容兼具合法性、公平性与实际适配性：
协议草拟将全面锚定《民法典》《物业管理条例》《四川省物业管理条例》等现行法律和法规，深度契合物业服务行业规范及实操标准，坚决杜绝任何与法律条款、行业准则相悖的内容，确保协议具备完整法律上的约束力与高效可执行性。
始终以保障业主正当合法权益为首要出发点，同时充分兼顾物业服务人（包括物业服务企业和其他管理人）（乙方）的合理经营诉求。通过清晰界定双方权利与义务边界，构建平等互利的合作框架，既有效规避业主权益受损风险，也为乙方营造稳定、合规的服务开展环境，最终实现双方合作共赢。
草拟工作将切实履行三重责任——对协议甲方（业主）负责，确保条款精准映射业主对物业服务的核心需求与合理期待；对协议乙方（物业服务人）负责，保障其合法经营权益及服务落地的必要条件；对社会及社区发展负责，以协议为重要纽带，推动社区治理效能提升，助力打造环境优美、管理有序、邻里和谐的美好家园。
基础信息是合同履行的“基准线”，需精准界定、清晰表述，避免因内容模糊引发后续管理纠纷，确保每一项约定均有明确依据、可落地执行。
需在合同中以“XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日”的格式，精确标注服务期限起止时间（例如：2025年11月1日至2030年10月31日），并反复核对与业主大会授权的服务年限是否完全一致，坚决杜绝“约3年”“自签约日起算”等无明确截止时间的模糊表述。
同时，需重点完善“合同到期衔接条款”：若合同到期时新合同尚未签订，需明确原合同是否自动续期（建议约定“自动续期”以避免管理真空）、续期最长时限（不超过6个月为宜，防止长期“事实服务”缺乏合同约束），以及续期期间的服务标准、费用标准需与原合同保持一致，避免物业服务人借续期变相调整权益义务。
需逐一核对物业费（明确按建筑面积/户计算的单价，如“2.5元/㎡/月”）、停车管理费（区分地上/地下车位单价，如“地上150元/月/位，地下200元/月/位”）、公摊能耗费（明确水、电、电梯运行等费用的分摊方式与计算标准，如“按业主房屋建筑面积比例分摊，每月公示明细”），确保每一项收费均严格匹配业主大会决议，无任何没有经过授权的“新增收费项”或“超标准收费”。
清晰约定业主缴费的具体周期（如“每月5日前缴纳当月物业费”“每季度首月10日前缴纳本季度停车费”），同时注明逾期缴费的违约金计算方式（需兼顾合理性，避免过高，如“按逾期金额的0.05%/日计算”），并明确物业服务人的合法催缴流程（如“逾期15日前需发送书面催缴通知，不得直接采取断水断电等违规措施”）。
若合同约定“服务费用可调整”，必须同时明确两大核心前提：一是调整触发条件需量化且可举证（如“当地最低工资标准同比上涨超10%”“小区主要能耗成本环比上涨超15%”），避免物业服务人以“成本上涨”为由随意调价；二是调整需经业主大会会议表决通过（而非物业服务人单方决定），且需注明表决的参与率、同意率门槛（需符合《民法典》及小区议事规则，如“参与表决业主户数占比超2/3，且同意户数占比超参与户数的1/2”）。
需以“清单式”逐一列明所有服务项目，确保无核心内容遗漏，具体包括但不限于：
公共区域保洁：明确每日清扫次数（如“公共楼道每日1次，小区主干道每日2次”）、垃圾清运时间（如“每日上午9点前、下午6点前各1次”）、特殊区域消毒频率（如“电梯轿厢每日消毒1次，垃圾桶周边每周消毒2次”）。
绿化养护：约定修剪周期（如“乔木每季度1次，灌木每月1次”）、补种标准（如“枯萎绿植15日内完成补种”）、病虫害防治措施（如“每季度巡查1次，发现病虫害3日内处置”）。
秩序维护：明确安保人员在岗时间（如“24小时轮班，每班不少于2人”）、巡逻频次（如“每2小时巡查1次，夜间每1小时巡查1次”）、外来人员登记流程（如“访客需出示身份证并联系业主确认后登记进入”）。
设施设备维护：标注电梯年检频率（“每年1次，由具备资质机构检测”）、消防设施检查要求（“每月1次检查，每半年1次联动测试”）、监控系统故障修复时限（“一般故障24小时内修复，重大故障48小时内解决”）。
垃圾清运：区分生活/厨余/有害垃圾分类清运方式（如“生活垃圾每日清运，厨余垃圾定时定点回收，有害垃圾每季度集中清运”）。
客户服务：约定报修响应时限（如“一般报修2小时内响应，紧急报修30分钟内到场”）、投诉处理周期（“7个工作日内反馈处理结果”）。
合同需附带独立的《物业服务标准附件》，或明确参照当地官方发布的《住宅物业服务等级标准》（如《XX省住宅物业服务等级标准（2025版）》），并标注具体服务等级（如“执行二级住宅物业服务标准”）。
所有标准需满足“可量化、可考核”，例如将“及时维修”明确为“一般故障24小时内修复，重大故障48小时内出具解决方案并公示进展”，将“定期维护”细化为“公共照明设施每月检查1次、每半年维护1次”，坚决杜绝“妥善处理”“尽力维护”等无法界定、难以考核的模糊词汇。
权利与义务约定是合同履行的“平衡杆”，需避免“一方权利过多、一方义务过重”的失衡情况，既要保障业委会代表业主监督的权利，也要明确物业服务人提供的物业服务管理与配合的义务，让双方权责边界清晰、执行有据。
需明确业委会代表全体业主行使的三大核心权利，确保对物业服务人服务的全流程管控：
监督权：有权按时进行检查物业服务人提供的物业服务管理记录（如保洁日志、维修台账、安保巡逻记录），随机抽查公共设施维护情况（如电梯运作时的状态、消防设施完好度），检查频率可约定为“每月至少1次按时进行检查，每季度至少2次随机抽查”，物业服务人需积极努力配合并提供相关资料。
质询权：发现物业服务人提供的物业服务管理质量不达标（如垃圾未及时清运、设施故障超期未修）时，有权出具《书面质询函》，精确指出问题事项、整改要求与时限；物业服务人需在5个工作日内以书面形式回复整改方案及完成时间，不得拖延或拒绝回应。
考核权：按季度或半年度，依据合同附件《物业服务标准》对物业服务人进行量化考核（可制定《物业服务考核表》，明确评分细则）；考核结果需与物业费支付直接挂钩，例如“考核合格（80分及以上）全额支付物业费，考核不合格（60分以下）扣减5%-10%当期物业费，连续两次不合格有权启动解约程序”。
同时，需保障业委会的信息获取权：约定物业服务人“每月5日前提交上月财务收支报表（含公摊水电费、停车费等明细），每季度首月10日前提交上季度服务工作总结（含问题整改情况）”，且报表与总结需加盖物业服务人公章，确保信息真实可查。
除按合同约定提供保洁、绿化、秩序维护等基础服务外，需额外明确物业服务人的四项特殊义务，填补服务空白：
配合管理义务：需严格遵守小区《业主管理规约》《议事规则》，配合业委会组织召开业主大会会议（如提供场地、协助通知业主）、公示业主共同决策事项（如在小区公告栏同步张贴决议文件），不得拒绝或阻挠业委会依法开展工作。
公共收益管理义务：对小区公共收益（如电梯广告、公共车位租金）需单独建账管理，每月15日前在小区公告栏及业主群公示上月收益明细（含收入金额、支出用途），并按合同约定周期（如“每季度末20日前”）将收益足额移交至业委会指定对公账户，不得截留、挪用或延迟移交。
应急处置义务：针对火灾、水管爆裂、电梯困人等突发情况，需建立应急响应机制，确保“接到通知后15分钟内抵达现场处置”，同时第一时间上报业委会；处置完成后3个工作日内提交《应急处置报告》，说明事件原因、处理过程与后续预防措施。
信息公示义务：需在小区入口显眼位置及业主群，长期公示物业服务人24小时服务电话、驻场项目经理姓名与联系方式、投诉处理渠道（如电话、邮箱），信息变更时需在3日内更新公示，保障业主随时能沟通问题、反馈需求。
①坚守责任对等原则：重点核查合同中“双方违约责任”的公平性，坚决避免“业主违约罚则严苛、物业服务人违约轻描淡写”的失衡情况。例如：业主逾期缴纳物业费需按约定支付违约金，物业服务人提供的物业服务管理不达标同样需按比例扣减对应物业费；业主无故拖欠费用超3个月，物业服务人可依规启动追讨流程，而物业服务人若连续2个季度服务考核不合格，业委会则有权提前解除合同。
②推动违约情形具体化：所有违约情形均需明确“判定标准”与“解决方法”，确保条款可落地、可执行。例如：将“安保服务不达标”细化为“安保人员单次脱岗超30分钟”“外来人员未登记进入小区每月超3次”；将“保洁服务不达标”细化为“公共区域垃圾堆积超8小时未清理”“电梯轿厢未按合同约定频次消毒”；同时需清晰界定违约金计算方式（如“按未达标服务对应物业费的10%核算”“单次违约需支付违约金500元”），保障纠纷发生时可直接依据合同条款处理。
公共收益属于全体业主的共同财产，需在合同中单独增设“公共收益专项管理条款”，核心内容需覆盖以下三方面：
清晰界定收益范围：明确包含小区电梯广告投放收益、公共停车位租金、快递柜及自动售货机入驻场地费、公共区域临时租赁收入（如小区内合规摆摊租金）等，确保所有非业主专有部分产生的收益均被纳入管理范畴，无遗漏、无模糊地带。
明确收益分配方案：提前约定收益分配比例（例如“70%用于补充业主公共维修资金，30%用于升级改造小区公共设施”），且分配方案一定与业主大会决议保持一致，严禁物业服务人以任何理由单方截留、挪用公共收益。
细化全流程管理：明确收益入账时限（如“当月公共收益需在次月5日前足额存入业委会指定对公账户”）、公示周期（如“每月10日前在小区公告栏及官方业主群同步公示上月收益收支明细”）及移交方式（物业服务人需提供银行转账凭证，经业委会核对没有错误后出具正式收据），实现全流程可追溯、可监督。
需在合同中提前明确约定合同终止后的“交接机制”，避免合同突然退场造成小区管理真空，保障业主权益不受损。详细的细节内容包括：
明确移交时限：约定合同到期或提前解约后，物业服务人需在15-30日内完成全部移交工作（具体时限可由双方协商确定，建议最长不超过30日），确保交接衔接有序，无空档期。
清单化列明移交内容：以“清单式”逐一明确需移交的材料与物品，确保无遗漏，核心包括：小区设施设备台账（含设备购买合同、历次检修记录、厂家保修凭证）、业主脱敏资料（仅保留必要的房屋信息与紧急联系方式）、未结清的公共收益资金、物业服务期间完整财务报表、合同期内服务记录（如保洁排班表、维修工单、安保值班日志）、小区公共区域钥匙及门禁管理权限。
设定清晰移交标准：明确设施设备移交时的状态要求（如“电梯、消防设施需处于符合安全规范的正常运作时的状态，存在损坏的需维修至达标后再移交”）；同时约定移交需由业委会、新物业服务人（若已选聘）、原物业服务人三方共同到场验收，验收合格后签署《移交确认书》，从流程上杜绝后续责任推诿。
签约前需提前梳理并双向核对双方资料，确认签约主体具备合法资格、签约代表持有有效授权，从源头规避“无效合同”风险，保障签约流程合规有效
准备1-2份复印件（需加盖业委会公章），文件需清晰载明“选聘该物业服务人”“同意核心合同条款”的决议内容，包含投票业主户数、面积占比（需符合法定要求）及表决结果，供现场与物业服务人核对，以此夯实合同条款的业主授权基础。
签约代表需携带本人身份证原件（现场备查），并提供复印件（需业委会加盖公章，注明“仅限签署合同使用”）；若由业委会主任委员亲自签约，还需同步提供业委会主任任职证明〔可使用街道办事处/乡镇人民政府（以下简称街道办）备案文件复印件〕，确保签约代表身份合规。
提供街道办事处（或乡镇人民政府）出具的《业主委员会备案回执》复印件（需加盖业委会公章），以此证明业委会已依法成立并完成备案，具备代表全体业主签署合同的合法主体资格。
若签约代表非业委会主任委员，需提前制备《授权委托书》，内容需明确：授权人（全体业委会成员签字）、被授权人（签约代表姓名及身份证号）、授权事项（“代表业委会签署《XX社区物业服务合同》”）、授权期限（“自XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日”），并加盖业委会公章。该文件需提前向全体业主公示（公示期7天），从流程上避免后续产生“授权无效”争议。
（二）物业服务人需提供的文件要求：严核资质与授权，防范“冒名签约”风险；
①《营业执照》：重点确认“营业范围”包含“物业管理”或“物业服务”，且处于有效状态（无吊销、注销记录）；若签约方为分公司，须额外提供总公司授权文件，证明其具备本地签署《物业服务合同》的合法权限。
②物业服务人企业资质证书（若当地有明确要求）：部分地区对物业服务人有一级、二级、三级等资质等级规定，需核查证书在有效期内，且资质等级匹配小区需求（例如大型小区通常需二级及以上资质）。
作为核心文件，需由物业服务人法定代表人亲笔签字（禁止打印签名）并加盖物业服务人公司公章，内容需清晰载明：被授权人姓名及身份证号、授权范围（明确为“代表物业服务人签署合同及相关补充协议”）、授权有效期（需完整覆盖合同签约日期）。同时，需提供加盖物业服务人公章的被授权人身份证复印件，并现场核对身份证原件，避免“个人擅自签约”后物业服务人拒绝追认的风险。
物业服务人需出具加盖公章的《项目负责人任命书》，明确驻场项目经理的姓名、联系方式、任职期限，以及具体职责（如“负责小区日常服务管理、对接业委会、处理业主投诉事宜”）；若当地规定项目经理需持有《物业管理师证书》或其他相关从业资格证，须同步提供加盖物业服务人公章的证书复印件，确保后续服务有明确对接人且具备专业服务能力。
签约现场需严格遵循既定流程，确保每一步操作合规、可追溯，从程序上规避因流程不当引发的合同效力争议。
签约前，双方需互相出示签约代表的身份证原件，同步核对“人证一致性”与身份证有效期（确保未过期）；业委会需重点核验物业服务人签约代表的授权委托书原件，确认法定代表人签字、物业服务人公章的真实性（可对照物业服务人资质文件上的公章样式），且授权范围明确包含“签署本小区合同”。
若物业服务人签约代表仅能提供授权委托书复印件、无法出示原件，或授权书中未明确“签署本小区合同”的核心权限，需立即暂停签约流程，要求其联系物业服务人补充原件或重新出具授权书，从源头规避“授权瑕疵”导致合同无效的风险。
签约前，由业委会指定专人，将现场待签合同文本与双方最终协商确认的版本（建议以业委会留存的电子版或纸质版为准）逐页、逐条比对，重点核查修改条款（如服务标准、费用金额）是否与协商结果一致，杜绝“手写修改后未双方签字确认”等私自篡改情况。
确认合同页码连续（无缺页、重页），附件（如《物业服务标准》《公共收益管理细则》）齐全且与合同正文编号对应；附件首页需明确标注“本附件为合同组成部分”，并由双方加盖印章或签约代表签字确认，避免后续物业服务人以“附件未关联”为由拒绝履行义务。
双方签约代表需在合同指定“签约人”处亲笔签名（禁止使用盖章、打印名），签名需清晰可辨，并在签名旁标注签约日期（格式统一为“XXXX年XX月XX日”，规避“XX/XX/XX”的日期歧义）；合同若为多页，需在每一页“骑缝处”由双方代表签字（或按手印），防止单页被替换。
物业服务人需加盖“公司公章”或“合同专用章”（二者法律上的约束力等同，需确保印章已在公安机关备案，无伪造嫌疑），且印章需完整覆盖企业名称，与《营业执照》上的物业服务人全称一致；业委会需加盖“业主委员会印章”，印章样式需与街道办备案版本一致，严禁使用“小区管委会”“临时筹备组”等无效印章。
建议双方在合同侧面（所有页面叠加后的缝隙处）加盖骑缝章（物业服务人盖公章、业委会盖备案印章），盖章时需保证每一页都能清晰显示部分印章图案，后续若出现单页缺失或篡改，可通过骑缝章是否连贯快速判定合同完整性。
根据实际的需求确定签署总份数，建议至少签署4份（业委会留存2份，分别用于日常查阅与存档；物业服务人留存2份，分别用于内部管理与备案）；若小区需向街道办或住房和城乡建设局（以下简称住建局）备案，需额外多签1-2份作为备案专用。每份合同首页右上角需明确标注“业主委员会留存”“物业服务人留存”“备案专用”等字样，避免后续文件混淆。
明确备案责任方（通常约定由物业服务人负责，因其更熟悉备案流程），并注明备案时限（如“合同签署后15个工作日内，向属地建局/街道提交备案材料”）；同时约定“物业服务人需在备案完成后5个工作日内，将加盖物业服务人公章的备案回执复印件交付业委会”，业委会需核对备案信息与合同内容一致性，确保备案流程合规。
签约现场可能因文本疏漏、认知差异、材料瑕疵等突发情况中断流程，需提前明确应对原则与操作步骤，避免因慌乱决策引发后续法律纠纷。所有应急处理需以“不违背业主大会决议”“保障业主合法权益”为核心，优先遵循“暂停-核查-协商”流程，不轻易妥协或简化程序。
现场若发现合同中存在不影响条款核心含义的文字错误（如错别字、标点偏差、日期数字笔误、表述语序调整等，例如“2025年13月”应为“2025年12月”“公共区域保结”应为“公共区域保洁”），需按以下规范流程更正，避免后续因“修改无依据”产生争议：
由双方签约代表共同核对错误内容，明确该错误不涉及费用标准、服务期限、权利义务等核心条款，仅为文字层面疏漏，防止将“核心条款表述模糊”误判为“非原则性错误”。
在错误文字上用横线轻轻划掉（需保留原字迹可辨认，不可完全涂抹或覆盖），在紧邻错误处的空白位置手写正确内容；若更正位置空间不足，可在合同附件空白页注明“本合同第X页第X行‘XX内容’更正为‘XX内容’”，并标注更正页码与行数。
更正完成后，业委会与物业服务人签约代表需共同在更正内容旁亲笔签字（不可仅盖章），并标注更正日期（格式为“XXXX年XX月XX日”）；若双方携带物业服务人公章/业委会印章，可额外在更正处加盖印章，进一步强化更正效力。
所有签署份数的合同需同步进行完全一致的更正操作（即“一处更正，多份同改”），避免不同份数合同出现内容差异，确保后续留存、备案的《物业服务合同》文本完全统一。
（二）对个别条款产生现场争议：区分核心与非核心，拒绝“现场修改决议内容”；
现场若对某一条款的理解或表述产生分歧，需先明确争议条款是否涉及业主大会决议核心内容，再分情况处理，坚决杜绝“为快速签约临时修改业主大会已通过条款”的行为：
①凡涉及业主大会决议核心内容的条款（如物业费单价、服务期限起止时间、公共收益分配比例、服务标准等级、违约责任比例等），一律不得现场修改。此类条款经业主投票表决通过，属于全体业主共同决策，业委会无单独修改权限，现场任何口头承诺或临时调整均无效。
②非核心条款争议（如物业服务人提交财务报表的“具体日期”为“每月5日”还是“每月10日”、设施设备“季度巡检”是否需明确“每季度首月完成”、业主报修“响应时限”是否需补充“节假日顺延”等），若不影响业主核心权益且双方有协商空间，可探索后续补充约定。
①若争议为非核心条款且双方同意协商：需在合同正文“其他约定”章节或单独附件中注明“本合同第X条第X款关于‘XX事项’的约定，由双方在本合同签署后X日内（建议不超过7个工作日，避免无限期拖延）另行协商，协商一致后签订《补充协议》；《补充协议》与本合同具有同等法律上的约束力，若未在约定期限内签订，按本合同原条款执行”。标注完成后，需由双方签约代表签字确认，明确协商时限与默认执行规则。
②若争议为核心条款，或非核心条款争议双方无法达成“后续协商”共识：应立即暂停签约流程，向物业服务人明确说明“争议条款需进一步核实业主大会决议精神/内部沟通”，并约定重新沟通时间（如“3个工作日内书面反馈意见”）；待双方就争议条款达成一致（且核心条款不偏离决议）后，再重新安排签约，不允许以“先签字、后修改”为由推进流程。
此为现场最高风险场景，有几率存在物业服务人为规避义务、增加权益，私自修改合同条款的情况（如偷偷提高物业费单价、缩短服务标准承诺、删减公共收益分配约定等），需坚决执行“零容忍”应对策略：
发现合同版本与业主大会决议文件（或双方前期协商确认的最终版文本）不一致时，需立即告知对方“版本存在差异，暂停签约流程”，不允许对方以“笔误”“排版错误”“版本传错”等理由继续推进，避免因“先签字再补改”陷入被动。
由业委会指定专人（建议为参与前期协商的成员），对照业主大会决议原件或前期沟通的电子/纸质版合同，逐页、逐条列出“不一致条款清单”，明确标注“决议/前期约定内容”与“现场版本内容”的差异点（例如“决议约定物业费2.5元/㎡/月，现场版本为2.8元/㎡/月”“前期约定公共收益70%补充维修资金，现场版本为50%”），并由双方代表共同核对确认差异清单。
向物业服务人出具《合同版本差异问询函》，要求其在现场或1个工作日内书面说明版本差异原因；同时明确要求“退回错误版本，重新提供与业主大会决议完全一致的合同文本”，不接受“现场手写修改错误条款”的解决方案（核心条款修改需重新走内部确认流程，不可现场临时调整）。
待物业服务人提供“与决议完全一致的新合同版本”后，业委会需先内部核查版本准确性（建议2-3名成员交叉核对），确认无差异后，再与对方协商新的签约时间，不匆忙重启流程，确保新版本全部符合业主大会授权。
若物业服务人签约代表没办法提供有效授权证明，或身份信息与材料不符，可能会引起“签约行为无效”（即物业服务人后续不认可该合同），需严格验证授权合法性后再推进：
若发现对方代表无法出示授权委托书原件、授权委托书无物业服务人公章/法定代表人签字、授权范围未包含“签署本社区物业服务合同”，或身份证信息与授权委托书载明的被授权人信息不一致（如姓名、身份证号不符），需立即暂停流程，向对方说明“授权/身份存疑，需核实后再签约”。
明确告知对方需补充的材料类型：若授权不明，需提供“由物业服务人法定代表人亲笔签字+加盖物业服务人公章的完整授权委托书原件”，且授权书中需明确“被授权人姓名、身份证号、授权事项（签署《XX社区物业服务合同》）、授权期限（需覆盖本次签约日期）”；若身份存疑，需提供被授权人身份证原件（现场核验照片与本人一致性），或由物业服务人法定代表人通过电话/视频方式现场核实其身份与授权权限（建议对核实过程录音或录像留存证据）。
若对方无法现场补充有效证明（如授权委托书需回物业服务人盖章、法定代表人无法及时核实），需与对方协商改期签约，明确“待材料齐全且核实无误后，重新确定签约时间”，不允许在材料瑕疵未解决的情况下“先签约，后补材料”，避免因授权问题导致合同无效。
为应对后续有几率发生的合同效力争议，签约全流程需重点强化“证据留存”，通过书面、影像等多元方式记录关键环节，确保每一步操作均有迹可循、有据可查。
建议签约时至少有超过半数的业委会成员在场（例如业委会共5人，需至少3人在场），所有在场成员需在《签约在场人员记录表》上亲笔签字确认，同时注明具体在场时间与参与环节（如“参与身份核验”“见证合同签署”），从源头规避“单人签约”引发的后续内部争议。
使用手机或相机对核心流程进行拍照或录像，重点覆盖“双方交换资质文件、共同核对合同版本、签字盖章全过程、骑缝章加盖细节”等环节；影像资料需保证画面清晰、声音可辨（若为录像），且避免拍摄不相关的人员隐私。记录完成后，由业委会指定专人负责存档，建议同步存储在电脑本地与云端（如网盘），双重备份防止数据丢失，为“签约流程合规”提供有力的辅助证据。
签约结束后，需将“双方资质文件复印件、授权委托书原件、签约在场人员记录表、关键环节影像资料”与所有合同文本整合，形成完整的“签约档案”。档案需按“时间+类别”分类整理（如按“资质材料”“过程记录”“合同文本”划分文件夹），便于后续日常查阅，或在面临法律纠纷时快速调取关键凭证。